Đánh số Bates là gì và khi nào cần dùng?

Đánh số Bates là phương pháp đóng dấu mỗi trang trong bộ tài liệu với số nhận dạng tuần tự duy nhất, thường kết hợp tiền tố và số (ví dụ: SMITH000042). Nó được yêu cầu trong các vụ kiện dân sự liên bang và tiểu bang Hoa Kỳ để sản xuất khám phá và thường được sử dụng trong trọng tài, đệ trình quy định và bất kỳ trao đổi tài liệu đa bên nào mà các trang phải được tham chiếu chính xác.

Tôi có thể áp dụng số Bates trên nhiều tệp PDF trong một chuỗi không?

Có. Tải lên nhiều PDF theo thứ tự, cấu hình số bắt đầu một lần và dokk.ai áp dụng đánh số tuần tự liên tục trên tất cả tệp. Nếu tệp đầu tiên có 200 trang bắt đầu từ SMITH000001, tệp thứ hai bắt đầu từ SMITH000201 tự động.

Định dạng của số Bates trông như thế nào?

Số Bates điển hình kết hợp tiền tố xác định bên sản xuất, số tuần tự đệm zero và đôi khi hậu tố. Ví dụ: PLAINTIFF-EX000042, DEF0012834 hoặc SMITH-JONES_000001-A. dokk.ai cho phép bạn cấu hình cả ba thành phần độc lập.

Dấu Bates có vĩnh viễn hay có thể xóa không?

Dấu được ghi vĩnh viễn vào luồng nội dung PDF, không phải dưới dạng lớp chú thích có thể xóa. Nó xuất hiện trên mọi phiên bản in và kỹ thuật số của tài liệu và không thể xóa nếu không có công cụ chỉnh sửa PDF chuyên dụng.

Tôi nên đặt số Bates ở đâu trên trang?

Góc dưới bên phải là quy ước phổ biến nhất tại các tòa án liên bang Hoa Kỳ. Một số quyền tài phán hoặc loại tài liệu sử dụng giữa dưới hoặc góc trên bên phải. Kiểm tra quy tắc địa phương của quyền tài phán hoặc giao thức sản xuất tài liệu của khách hàng. dokk.ai hỗ trợ tất cả tám vị trí chuẩn.

Tôi có thể thêm số Bates vào PDF đã quét không?

Có. Số Bates được thêm dưới dạng lớp phủ nội dung hoạt động trên bất kỳ PDF nào — PDF hình ảnh đã quét, PDF kỹ thuật số gốc và tài liệu hỗn hợp. Dấu được đặt dưới dạng phần tử văn bản trên trang bất kể loại nội dung bên dưới.

Tôi nên sử dụng phông chữ và cỡ nào cho số Bates?

Hầu hết sản xuất pháp lý sử dụng phông chữ sans-serif ở cỡ 8-10pt. Điều này giữ dấu đủ nhỏ để không che khuất nội dung tài liệu trong khi vẫn dễ đọc rõ ràng khi in và quét. Mặc định của dokk.ai là 9pt Helvetica, đáp ứng hầu hết yêu cầu quyền tài phán.

Tôi có thể sử dụng đánh số Bates cùng với biên tập không?

Có. Quy trình được khuyến nghị để xem xét đặc quyền là: biên tập nội dung đặc quyền trước, sau đó áp dụng số Bates. Điều này đảm bảo các hộp biên tập được cố định tại chỗ trước khi áp dụng dấu vĩnh viễn. Áp dụng dấu sau khi biên tập, không phải trước.

Đánh số Bates có thay đổi số trang hoặc bố cục không?

Không. Đóng dấu Bates thêm văn bản vào luồng nội dung mỗi trang mà không thay đổi kích thước trang, thêm trang hoặc thay đổi bất kỳ nội dung hiện có nào. Số trang vẫn giống hệt nhau.

Đánh số Bates khác với thêm số trang như thế nào?

Số trang phản ánh vị trí trong một tài liệu duy nhất (Trang 1/20). Số Bates cung cấp số nhận dạng duy nhất trên toàn bộ bộ sản xuất đa tài liệu. Tài liệu được đánh số Bates cho phép bất kỳ bên nào tham chiếu trang SMITH000347 một cách rõ ràng, bất kể nó xuất hiện trong tệp nào.

Tất cả công cụ

Đánh số Bates

Đánh số tuần tự pháp lý

1Tải lên

2Cấu hình

3Xử lý

Drop file here

PDF, Word, Excel, PowerPoint, images up to 25 MB

Tính năng chính

Dấu Bates tuần tự trên mỗi trang PDF
Văn bản tiền tố và hậu tố có thể tùy chỉnh
Số bắt đầu có thể cấu hình
Đánh số đệm zero với số chữ số tùy chỉnh
Tám tùy chọn vị trí (góc và cạnh)
Họ phông chữ và cỡ tùy chỉnh
Màu văn bản và nền tùy chỉnh
Hàng loạt nhiều tệp với chuỗi liên tục
Dấu vĩnh viễn ghi vào luồng nội dung
Hoạt động trên tất cả phiên bản PDF
Xử lý PDF được bảo vệ bằng mật khẩu chủ sở hữu
Tải lên mã hóa TLS
Tự động xóa sau một giờ
Tải xuống ngay PDF đã đóng dấu

Trường hợp sử dụng

Sản xuất tài liệu khám phá pháp lý
Chuẩn bị bằng chứng phiên tòa
Xác định trang trong đệ trình quy định
Theo dõi phiên bản trong đàm phán hợp đồng
Bộ tài liệu yêu cầu bảo hiểm
Sản xuất hồ sơ y tế cho vụ kiện
Thực hiện yêu cầu hồ sơ chính phủ
Chuẩn bị tài liệu trọng tài
Bộ tài liệu thẩm định doanh nghiệp
Đánh số bằng chứng truy tố bằng sáng chế

Cách sử dụng

1Tải lên một hoặc nhiều tệp PDF. Để sản xuất hàng loạt nhiều tệp, tải lên tất cả tệp theo thứ tự bạn muốn đánh số — việc đánh số tiếp tục tuần tự trên các tệp.
2Cấu hình định dạng Bates: nhập tiền tố (ví dụ: SMITH-JONES), số bắt đầu, độ dài chữ số tối thiểu để đệm zero và hậu tố tùy chọn.
3Chọn vị trí dấu (góc dưới bên phải là chuẩn cho hầu hết các quyền tài phán), đặt cỡ chữ và tùy chọn đặt màu nền tô sáng để dễ đọc.
4Nhấp Xem trước để thấy dấu áp dụng lên trang đầu tiên. Điều chỉnh vị trí, cỡ hoặc định dạng nếu cần.
5Nhấp Áp dụng số Bates. Tải xuống từng PDF đã đóng dấu hoặc kho lưu trữ ZIP của bộ đã đánh số hoàn chỉnh.

Đánh số Bates là phương pháp chuẩn để xác định duy nhất mỗi trang trong bộ tài liệu pháp lý. Dù bạn đang sản xuất tài liệu cho khám phá trong vụ kiện, lắp ráp bằng chứng cho phiên tòa hay chuẩn bị hồ sơ cho đệ trình quy định — mỗi trang phải mang số nhận dạng tuần tự duy nhất mà tất cả các bên có thể tham chiếu rõ ràng. Đóng dấu thủ công hàng trăm hoặc hàng nghìn trang trong Adobe Acrobat chậm, dễ xảy ra lỗi và tốn kém. Công cụ đánh số Bates của dokk.ai đóng dấu mỗi trang PDF của bạn với số nhận dạng tuần tự theo định dạng có thể tùy chỉnh. Xác định tiền tố (ví dụ: SMITH-JONES hoặc PLAINTIFF-EX), hậu tố, số bắt đầu, số chữ số tối thiểu (đệm zero) và vị trí trang. Công cụ ghi dấu trực tiếp vào luồng nội dung PDF dưới dạng nhãn vĩnh viễn, không thể xóa. Các tùy chọn tùy chỉnh bao gồm họ phông chữ, cỡ chữ, màu văn bản, màu nền tô sáng và định vị chính xác tại bất kỳ vị trí nào trong tám vị trí chuẩn (tất cả bốn góc và bốn trung tâm cạnh). Chế độ hàng loạt nhiều tệp cho phép áp dụng đánh số tuần tự liên tục trên toàn bộ bộ sản xuất tài liệu — tải lên 50 PDF và chúng được đánh số như một chuỗi liên tục từ SMITH000001 đến SMITH004873. Tất cả tệp được xử lý qua TLS và xóa sau một giờ. Không có nội dung tài liệu nào được lưu giữ. Đối với các công ty luật xử lý vấn đề bảo mật, kiến trúc xử lý của dokk.ai đảm bảo tài liệu khách hàng không bao giờ được lưu trữ ngoài phiên xử lý tức thời.

Câu hỏi thường gặp

Bảo mật và quyền riêng tư

Tất cả PDF được truyền qua TLS và xử lý trên máy chủ riêng biệt. Tệp và đầu ra tự động xóa sau một giờ. Không có nội dung tài liệu nào được lưu trữ, ghi nhật ký hay giữ lại. Phù hợp cho tài liệu pháp lý bảo mật.