Katere informacije lahko orodje uporabi za ustvarjanje novega imena datoteke?

Orodje lahko uporabi polja metapodatkov PDF (naslov, avtor, tema, datum ustvarjanja, datum spremembe), skupno število strani in besedilo, izluščeno s prve strani dokumenta (koristno za skene). Te vire združite s prostim besedilom in ločili v predlogi.

Kaj pa, če PDF nima naslova ali metapodatkov avtorja?

Če metapodatki manjkajo, ustrezni nadomestni znak vrne prazno vrednost. Namesto tega uporabite izluščanje besedila s prve strani z nadomestnim znakom {first-line} ali {first-paragraph}, ali pa nastavite stalno predpono in se zanesete na druga polja, kot so datum ali število strani.

Ali lahko preimenujemo skenirane PDF-e brez vgrajenega besedila?

Skenirani slikovni PDF-i za izluščanje besedila zahtevajo OCR. Najprej zaženite orodje OCR dokk.ai na skeniranih datotekah, nato pa z orodjem Preimenuj obdelajte različice, obdelane z OCR, da izluščite podatke za poimenovanje na podlagi besedila.

Kako deluje zaznavanje konfliktov?

Pred obdelavo orodje oceni ustvarjeno ime za vsako naloženo datoteko. Če bi dve datoteki ustvarili enako ime, sta označeni v predogledu. Predlogo lahko spremenite, da vključite razlikovalno polje, ali pa orodju dovolite, da samodejno doda numerično pripono.

Ali so posebni znaki v poljih metapodatkov pravilno obravnavani?

Da. Znaki, ki niso veljavni v imenih datotek v sistemih Windows, macOS ali Linux — na primer poševnice, dvopičja in zvezdice — se samodejno nadomestijo z varnimi alternativami ali odstranijo. Počiščeno ime je prikazano v predogledu pred obdelavo.

Ali lahko preimenujemo datoteke z datumom iz dokumenta in ne z datumom metapodatkov?

Da. Uporabite nadomestni znak {first-line} ali vzorec izluščanja po meri z regularnimi izrazi za pridobitev niza datuma iz telesa dokumenta. Orodje zna razčleniti pogoste formate datumov, ki se nahajajo v glavi in nogi dokumentov.

Koliko datotek lahko preimenujem v enem paketu?

Množično preimenovanje podpira do 50 datotek na sejo. Za večje arhive razdelite paket na več nalaganj. Skupna velikost vseh naloženih datotek ne sme preseči 500 MB na sejo.

Ali lahko uporabim prvotno ime datoteke kot del novega imena?

Da. Nadomestni znak {original-name} vstavi trenutno ime datoteke (brez končnice) v predlogo. To je koristno za dodajanje predpone ali pripone obstoječim imenom brez njihove popolne zamenjave.

Katera orodja dopolnjujejo Preimenuj v delovnem procesu organizacije dokumentov?

Orodje Metapodatki vam omogoča branje in urejanje vgrajenih polj naslova, avtorja in teme pred preimenovanjem, kar zagotavlja natančnost metapodatkov. Množična obdelava hkrati izvaja operacije na več datotekah. OCR je potreben za skenirane dokumente, preden je mogoče poimenovanje na podlagi besedila.

Vsa orodja

Preimenuj PDF

Preimenuj datoteke prema sadržaju

1Naloži

2Konfiguriraj

3Obdelaj

Drop file here

PDF, Word, Excel, PowerPoint, images up to 25 MB

Ključne funkcije

Preimenovanje datotek z metapodatki PDF (naslov
avtor
datum
tema)
Izluščanje besedila s prve strani za skene brez metapodatkov
Predloge poimenovanja po meri z nadomestnimi znaki polj in prostim besedilom
Oblikovanje datuma z več formati
Množična obdelava več datotek
Predogled ustvarjenih imen pred obdelavo
Samodejno čiščenje posebnih znakov za varnost datotečnega sistema
Zaznavanje in reševanje konfliktov s številčno pripono
Ohrani prvotno končnico datoteke
Prenos ZIP za rezultate množične obdelave
Samodejno brisanje po 60 minutah

Primeri uporabe

Preimenovanje mape skeniranih računov tako
da vsebuje številko in datum računa
Standardizacija imen datotek v arhivu pogodb
Preimenovanje izvoženih poročil z datumom poročila in avtorjem
Množično preimenovanje prenesenih PDF-ov v smiselne opisne naslove
Samodejno poimenovanje pisem strank z imenom stranke in datumom dokumenta
Preimenovanje akademskih člankov s priimkom avtorja in letom
Standardizacija imen datotek pravnih zadev s številko zadeve in vrsto dokumenta
Preimenovanje PDF-ov specifikacij izdelkov s številko modela
Organiziranje zdravstvene dokumentacije po imenu pacienta in datumu
Čiščenje splošnih imen skenov pred uvozom v sistem za upravljanje dokumentov

Kako uporabiti

1Naložite eno ali več datotek PDF. Izberete lahko celotno mapo za množično preimenovanje.
2Sestavite predlogo poimenovanja z razpoložljivimi nadomestnimi znaki polj: {title}, {author}, {date}, {page-count} ali {first-line} za izluščanje vsebine.
3Oglejte si predogled ustvarjenih imen datotek za vsako naloženo datoteko. Prilagodite predlogo, če katera koli imena niso takšna, kot pričakujete, ali če so zaznani konflikti.
4Kliknite Obdelaj. dokk.ai uporabi predlogo za vsako datoteko, počisti posebne znake in reši konflikte poimenovanja s številčno pripono.
5Prenesite preimenovane datoteke posamično ali kot arhiv ZIP. Vsebina PDF znotraj vsake datoteke je nespremenjena.

Mapa, polna datotek z imeni kot so »skan001.pdf«, »dokument_koncni_v3.pdf« in »Brez-naslova-1.pdf«, je nočna mora iskanja in pridobivanja podatkov. Ko je vsako ime datoteke splošno, pomeni iskanje želenega odpiranje datoteke za datoteko. Ko pa poskušate organizirati 200 skeniranih računov ali 50 podpisanih pogodb, ročno preimenovanje ne deluje. Orodje za preimenovanje dokk.ai samodejno ustvari smiselna imena datotek na podlagi vsebine in metapodatkov vsakega PDF-a. Naložite datoteke, določite predlogo poimenovanja z nadomestnimi znaki polj in prenesite datoteke z novimi, opisnimi imeni — brez ročnega poseganja. Orodje lahko pridobi podatke za poimenovanje iz metapodatkov PDF (naslov, avtor, tema, datum ustvarjanja, datum spremembe), skupnega števila strani ali besedila, izluščenega s prve strani dokumenta — koristno za skenirane datoteke brez metapodatkov. Predloge poimenovanja združujejo nadomestne znake polj s statičnim besedilom in ločili: na primer {date}_{author}_{title}.pdf ali Racun_{first-line}_{date}.pdf. Pred obdelavo orodje prikaže predogled ustvarjenega imena za vsako naloženo datoteko. Če bi katere koli datoteke ustvarile ista imena, so označene. Posebni znaki v poljih metapodatkov se samodejno počistijo za varnost datotečnega sistema — poševnice, dvopičja in zvezdice se nadomestijo z varnimi alternativami. Orodje samo preimenuje datoteko. Vsebina PDF, metapodatki, struktura, vgrajene pisave, slike in vsi drugi elementi so enaki kot v izvorni datoteki. Vse naložene datoteke se prenašajo prek TLS in varno obdelajo. Datoteke se izbrišejo v 60 minutah.

Pogosto zastavljena vprašanja

Varnost in zasebnost

Naložene datoteke se prenašajo prek TLS in varno obdelajo. Metapodatki in vsakršno izluščeno besedilo strani se uporabljajo samo za ustvarjanje imen datotek in se ne shranjujejo niti indeksirajo. Vse datoteke se izbrišejo v 60 minutah. dokk.ai je skladen z GDPR.