PDF/A

Un file PDF standard è progettato per essere visualizzato sullo schermo con il software disponibile oggi. Potrebbe fare riferimento a font esterni, affidarsi a JavaScript per l'interattività o utilizzare profili colore che richiedono software di rendering specifici. Aprire lo stesso file tra 15 anni su hardware diverso con software diverso potrebbe dare un risultato che non assomiglia per niente all'originale. Per i documenti che devono essere leggibili e verificabili per decenni — contratti legali, documenti governativi, cartelle cliniche, rendiconti finanziari — un PDF standard non è sufficiente. PDF/A è un sottoinsieme standardizzato ISO del PDF specificamente progettato per l'archiviazione a lungo termine. A differenza del PDF normale, un file PDF/A è completamente autonomo: tutti i font devono essere incorporati, gli spazi colore devono essere definiti esplicitamente e indipendenti dal dispositivo, la crittografia non è consentita e le funzionalità che dipendono da risorse esterne o contenuto attivo (JavaScript, audio, video, riferimenti esterni) sono vietate. Il risultato è un file che qualsiasi visualizzatore conforme a PDF/A può rendere in modo identico indipendentemente da quando o dove viene aperto. Dokk.ai converte i file PDF standard ai livelli di conformità PDF/A-1b o PDF/A-2b. PDF/A-1b è il livello più ampiamente richiesto ed è accettato dalla maggior parte dei sistemi normativi e di archiviazione. PDF/A-2b aggiunge il supporto per la compressione delle immagini JPEG 2000 e i livelli di contenuto opzionali, rendendolo adatto per i documenti più grandi dove le dimensioni del file contano. Durante la conversione, le incorporazioni di font mancanti vengono risolte, i profili colore vengono normalizzati a sRGB o CMYK e gli elementi non consentiti vengono rimossi o sostituiti. L'output viene convalidato rispetto allo standard prima di essere reso disponibile per il download. Questa conversione è comunemente richiesta per le presentazioni in tribunale, le dichiarazioni alle autorità fiscali, gli archivi notarili, i processi aziendali certificati ISO e i sistemi di conservazione dei documenti a lungo termine in sanità e finanza. Molte pubbliche amministrazioni europee richiedono specificamente il PDF/A per l'invio elettronico dei documenti. Se non si è sicuri di quale livello utilizzare, PDF/A-1b è il valore predefinito sicuro — è il livello di conformità più universalmente accettato. Dopo l'archiviazione, si potrebbe voler applicare ulteriori controlli sui documenti. Lo strumento Comprimi PDF può ridurre le dimensioni del file senza compromettere la conformità PDF/A. L'arricchimento dei metadati — aggiunta dei campi autore, data di creazione e oggetto — è disponibile tramite lo strumento Metadati e aiuta con la catalogazione a lungo termine. Per i documenti che necessitano di permanenza visiva prima dell'archiviazione, lo strumento Appiattisci comprime le annotazioni e i campi del modulo nel contenuto statico della pagina, il che è richiesto per certi flussi di lavoro di conformità PDF/A.