Mitä tietoja työkalu voi käyttää uuden tiedostonimen luomiseen?

Työkalu voi käyttää PDF:n metatietokenttiä (otsikko, tekijä, aihe, luontipäivä, muokkauspäivä), sivujen kokonaismäärää sekä asiakirjan ensimmäiseltä sivulta poimittua tekstiä (hyödyllinen skannauksille). Voit yhdistää useita kenttiä mukautetussa mallissa.

Mitä tapahtuu, jos PDF-tiedostolla ei ole otsikkoa tai tekijän metatietoja?

Jos metatiedot puuttuvat, vastaava paikkamerkki palauttaa tyhjän. Voit viitata ensimmäisen sivun tekstin poimimiseen käyttämällä {first-line}- tai {first-paragraph}-paikkamerkkiä tai asettaa kiinteän etuliitteen ja numeroida tiedostot peräkkäin.

Voinko nimetä uudelleen skannattuja PDF-tiedostoja ilman upotettua tekstiä?

Skannatut kuvalliset PDF-tiedostot vaativat OCR:n tekstin poimimiseksi. Suorita ensin dokk.ai:n OCR-työkalu skannatuille tiedostoille ja käytä sitten uudelleennimeämistyökalua OCR-käsiteltyihin versioihin tekstipohjaisen nimeämistiedon poimimiseksi.

Miten ristiriitojen havaitseminen toimii?

Ennen käsittelyä työkalu arvioi kunkin ladatun tiedoston luodun nimen. Jos kaksi tiedostoa tuottaisi saman nimen, ne merkitään esikatselussa. Voit muokata mallia lisätäksesi erottavan elementin tai antaa työkalun lisätä automaattisesti numerosuffikksin.

Käsitelläänkö metatietokenttien erikoismerkit oikein?

Kyllä. Merkit, jotka ovat virheellisiä tiedostonimissä Windowsissa, macOS:ssä tai Linuxissa — kuten vinoviivat, kaksoispisteet ja tähdet — korvataan automaattisesti turvallisilla vaihtoehdoilla tai poistetaan. Puhdistettu nimi näytetään esikatselussa ennen käsittelyä.

Voinko nimetä tiedostoja uudelleen käyttämällä asiakirjan sisällä olevaa päivämäärää metatietopäivämäärän sijaan?

Kyllä. Käytä {first-line}-paikkamerkkiä tai mukautettua regex-kaavaa päivämäärämerkkijonon poimimiseksi asiakirjan sisällöstä. Työkalu voi jäsentää yleisiä asiakirjojen ylä- ja alatunnisteissa esiintyviä päivämäärämuotoja.

Kuinka monta tiedostoa voin nimetä uudelleen kerralla?

Eränimeäminen tukee enintään 50 tiedostoa istuntoa kohden. Suuremmille arkistoille jaa erä useisiin latauksiin. Kaikkien ladattujen tiedostojen yhteiskoko ei saisi ylittää 500 Mt istuntoa kohden.

Voinko käyttää alkuperäistä tiedostonimeä osana uutta nimeä?

Kyllä. {original-name}-paikkamerkki lisää nykyisen tiedostonimen (ilman päätettä) malliin. Tämä on hyödyllistä etuliitteen tai jälkiliitteen lisäämiseksi olemassa oleviin nimiin ilman niiden täydellistä korvaamista.

Mitkä työkalut täydentävät uudelleennimeämistä asiakirjojen järjestämisen työnkulussa?

Metatiedot-työkalu mahdollistaa upotettujen otsikko-, tekijä- ja aihekenttien lukemisen ja muokkaamisen ennen uudelleennimeämistä metatietojen tarkkuuden varmistamiseksi. Eräkäsittely soveltaa toimintoja useisiin tiedostoihin samanaikaisesti tehokkaita asiakirjojen massaoperaatioita varten.

Kaikki työkalut

Nimeä PDF uudelleen

Nimeä tiedostot sisällön perusteella

1Lataa

2Määritä

3Käsittele

Drop file here

PDF, Word, Excel, PowerPoint, images up to 25 MB

Tärkeimmät ominaisuudet

Tiedostojen uudelleennimeäminen PDF-metatietojen avulla (otsikko
tekijä
päivämäärä
aihe)
Tekstin poimiminen ensimmäiseltä sivulta skannatuille tiedostoille ilman metatietoja
Mukautetut nimeämismallit kenttäpaikkamerkeillä ja vapaalla tekstillä
Päivämäärän muotoilu useilla formaateilla
Useiden tiedostojen eräkäsittely
Luotujen nimien esikatselu ennen käsittelyä
Erikoismerkkien automaattinen puhdistus tiedostojärjestelmän turvallisuuden vuoksi
Ristiriitojen havaitseminen ja ratkaiseminen numerosuffiksilla
Säilyttää alkuperäisen tiedostopäätteen
ZIP-lataus erätulosten osalta
Automaattinen poisto 60 minuutin jälkeen

Käyttötapaukset

Skannattujen laskujen kansion uudelleennimeäminen laskun numeron ja päivämäärän sisällyttämiseksi
Tiedostonimien standardisointi sopimusarkistossa
Vietyjen raporttien uudelleennimeäminen raportin päivämäärällä ja tekijällä
Kokousmuistioiden eränimeäminen uudelleen päivämäärän mukaan
Opiskelijoiden PDF-tiedostojen uudelleennimeäminen opiskelijan nimellä ja lähetyspäivällä
Tiliotteiden uudelleennimeäminen päivämäärällä ja tilitypillä
Skannattujen lomakkeiden uudelleennimeäminen asiakastunnuksella
PDF-kirjaston järjestäminen johdonmukaisen nimeämiskäytännön mukaan
Asiakkaiden toimittamien tiedostojen uudelleennimeäminen ennen asiakirjanhallintajärjestelmään lataamista
Tiedostonimien standardisointi ennen arkistointia

Käyttöohjeet

1Lataa yksi tai useampi PDF-tiedosto. Voit valita kokonaisen kansion eränimeämistä varten.
2Rakenna nimeämismalli käyttämällä saatavilla olevia kenttäpaikkamerkkejä: {title}, {author}, {date}, {page-count} tai {first-line} sisällön poimimiseksi.
3Esikatsele luotuja tiedostonimiä kutakin ladattua tiedostoa varten. Muokkaa mallia, jos nimet eivät ole odotetunlaiset tai ristiriitoja havaitaan.
4Napsauta Käsittele. dokk.ai soveltaa mallia kuhunkin tiedostoon, puhdistaa erikoismerkit ja ratkaisee nimeämisristiriidat numerosuffiksilla.
5Lataa tiedostot uusilla nimillä yksitellen tai ZIP-arkistona. Kunkin tiedoston sisällä oleva PDF-sisältö on muuttumaton.

Kansio täynnä tiedostoja nimillä "scan001.pdf", "document_final_v3.pdf" ja "Untitled-1.pdf" on etsinnän ja hakemisen painajainen. Kun jokainen tiedostonimi on yleinen, tarvittavan tiedoston löytäminen tarkoittaa tiedoston avaamista tiedoston jälkeen. Ja kun yrität järjestää 200 skannattua laskua tai 50 allekirjoitettua sopimusta, manuaalinen uudelleennimeäminen ei skaalaudu. dokk.ai:n uudelleennimeämistyökalu luo automaattisesti mielekkäitä tiedostonimiä kunkin PDF:n sisällön ja metatietojen perusteella. Lataat tiedostot, määrittelet nimeämismallin käyttämällä kenttäpaikkamerkkejä ja lataat tiedostot alas uusilla kuvaavilla nimillä — ilman manuaalista väliintuloa. Työkalu voi poimia nimeämistiedot PDF:n metatiedoista (otsikko, tekijä, aihe, luontipäivä, muokkauspäivä), sivujen kokonaismäärästä tai asiakirjan ensimmäiseltä sivulta poimitusta tekstistä — hyödyllinen skannatuille tiedostoille ilman metatietoja. Nimeämismallit yhdistävät kenttäpaikkamerkkejä staattiseen tekstiin ja erottimiin: esimerkiksi {date}_{author}_{title}.pdf tai Lasku_{first-line}_{date}.pdf. Ennen käsittelyä työkalu näyttää esikatselun kunkin ladatun tiedoston luodusta nimestä. Jos jotkut tiedostot tuottaisivat ristiriitaisia nimiä, ne merkitään. Metatietokenttien erikoismerkit puhdistetaan automaattisesti tiedostojärjestelmän turvallisuuden vuoksi — vinoviivat, kaksoispisteet ja tähdet korvataan turvallisilla vaihtoehdoilla. Vain tiedostonimi muuttuu. PDF:n sisältö, metatiedot, rakenne, upotetut fontit, kuvat ja kaikki muut elementit ovat identtisiä lähdetiedoston kanssa. Kaikki ladatut tiedostot siirretään TLS:n kautta ja käsitellään turvallisesti. Tiedostot poistetaan 60 minuutin kuluessa.

Usein kysytyt kysymykset

Turvallisuus ja yksityisyys

Ladatut tiedostot siirretään TLS:n kautta ja käsitellään turvallisesti. Metatietoja ja poimittua sivutekstiä käytetään vain tiedostonimien luomiseen eikä niitä tallenneta tai indeksoida. Kaikki tiedostot poistetaan 60 minuutin kuluessa.